GIẢI TRÌNH CHÊNH LỆCH BẢO HIỂM VỚI DỮ LIỆU QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
Chi phí lương là chi phí quan trọng tại các doanh nghiệp, liên quan đến chi phí lương thường đi kèm với các khoản bảo hiểm xã hội (những khoản trích theo lương). Tuy nhiên chi phí lương trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân và dữ liệu bảo hiểm vẫn có sự chênh lệch. Chênh lệch thường do các nguyên nhân sau:
– Người lao động đóng bảo hiểm xã hội ở nơi khác
– Người lao động ngoài độ tuổi lao động
– Người lao động trong thời gian thử việc.
– Người lao động nghỉ việc trong tháng từ 14 ngày trở lên
– Người lao động có hợp đồng khoán việc
Các bước giải trình với Cơ quan Bảo hiểm xã hội có thể tham khảo các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Căn cứ vào yêu cầu từ Cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH), doanh nghiệp cần xác định: Có bao nhiêu lao động trong danh sách chênh lệch. Rà soát lại nguyên nhân chênh lệch.
Để tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch cần kiểm tra như sau:
Kiểm tra tổng thể về bảng lương:
– Kiểm tra bảng lương xem đúng hay chưa? Kiểm tra mức đóng BHXH đã phù hợp theo quy định hay chưa? Các khoản phụ cấp có đóng Bảo hiểm xã hội, Thuế Thu nhập cá nhân không? Nếu Doanh nghiệp sản xuất có môi trường độc hại và có phụ cấp độc hại đã phân loại người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay chưa? Ghi chú lại những người không tham gia bảo hiểm theo bảng lương.
Một lưu ý nhỏ là để tiện theo dõi và đỡ mất thời gian kiểm tra, rà soát lại chênh lệch, cuối mỗi năm nên ghi chú và lưu file theo bộ hồ sơ lương, đặc biệt là đối với các đơn vị phát sinh nhiều lao động cụ thể như các doanh nghiệp sản xuất.
Sau khi tìm được nguyên nhân chênh lệch điền thông tin vào Bản giải trình cam kết theo mẫu 02 kèm theo Quyết định 688 hoặc và Công văn giải trình (nếu Cơ quan Bảo hiểm xã hội yêu cầu)
Hướng dẫn cơ bản điền số liệu vào Bản giải trình cam kết mẫu 02 kèm theo Quyết định 688:
Tại mục 1.1: điền số lao động đang tham gia Bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp bao gồm nghỉ không lương, ốm đau, thai sản, ốm. Ghi chú: trường hợp người lao động đã tham gia và nghỉ việc thì xuống dòng ghi họ tên, số sổ, đã tham gia từ tháng mấy đến tháng mấy (nghỉ việc).
Tại mục 1.2: là người lao động đang tham gia tại đơn vị khác (bảng 1 đính kèm) Ghi chú: Đây là đối tượng phải nộp 0.5% Bảo hiểm tai nạn lao động- Bệnh nghề nghiệp (Bảo hiểm tai nạn lao động- Bệnh nghề nghiệp BHTNLĐ – BNN phải tham gia tất cả mọi nơi nếu ký hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên, các nơi ký dưới 1 tháng không phải đóng)
Tại mục: 1.3: là người lao động không thuộc đối tượng tham gia (bảng 2 đính kèm) Ghi chú: Tại mục này cần có hồ sơ chứng minh.
Bước 2: Xem xét hồ sơ cơ quan Bảo hiểm xã hội yêu cầu gồm những gì? Thời gian giải trình là khi nào? (Nếu không kịp thời gian chuẩn bị hồ sơ thì chủ động xin lùi thời gian với Cơ quan Bảo hiểm xã hội).
Thông thường bộ hồ sơ gồm có:
- Thang bảng lương của Doanh nghiệp.
- Hồ sơ người lao động có chênh lệch gồm: Hợp đồng (Có thể là hợp đồng lao động, hợp đồng khoán việc), Căn cước công dân, bảng nghiệm thu khối lương (với trường hợp ký hợp đồng khoán), thanh lý hợp đồng…
- Bảng chấm công.
- Bảng lương.
- Phiếu thanh toán tiền lương, tiền công.
Bước 3: Nộp tiền Bảo hiểm xã hội (Trong trường hợp chưa đóng đủ tiền Bảo hiểm xã hội): Nộp tiền Bảo hiểm xã hội đầy đủ là bước giúp việc giải trình trở nên dễ dàng hơn.
Bước 4: Nộp hồ sơ giải trình
Đến trực tiếp cơ quan Bảo hiểm để giải trình và hai bên chốt biên bản, ký xác nhận
Hoặc nộp online qua đường bưu điện (Việc nộp qua đường bưu điện nên hỏi trước ý kiến của cán bộ quản lý để tránh trường hợp thất lạc hồ sơ)
Xét về góc độ quản lý: Tiền lương và Bảo hiểm xã hội do bộ phận Nhân sự đảm nhận, tờ khai thuế thu nhập cá nhân sẽ do bộ phận Kế toán đảm nhận, do đó hai bộ phận này cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo dữ liệu được thống nhất và phù hợp thực tế về mặt số liệu khai báo với Các cơ quan ban ngành và ngay cả trong nội bộ của Doanh nghiệp.
