QUY TRÌNH SẮP XẾP, LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN
Nhắc đến kế toán là nhắc đến hóa đơn, chứng từ, giấy tờ, sổ sách…vì thế việc đầu tiên kế toán cần làm là sắp xếp chứng từ một cách khoa học.
Bí kíp để sắp xếp chứng từ đó là sắp xếp thành các bộ hồ sơ. Các bộ hồ sơ bao gồm:
- Chứng từ mua bán bao gồm:
- Bảng kê mua vào, bán ra
- Hóa đơn mua vào bán ra
- Tờ khai xuất nhập khẩu, invoice, packing list
- Chứng từ thanh toán, giấy nộp tiền hải quan.
- Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng
- Biên bản bàn giao, phiếu xuất kho, nhập kho, đề nghị thanh toán, đơn đặt hàng…
- Bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN (nếu có), căn cước công dân của cá nhân bán hàng.
- Hợp đồng và các chứng từ liên quan
- Hợp đồng (bao gồm hợp đồng mua bán, hợp đồng vay vốn (trừ vay ngân hàng), hợp đồng nguyên tắc…)
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Phụ lục hợp đồng
- File theo dõi hợp đồng và đánh số để tra cứu (nếu nhiều hợp đồng)
- Hồ sơ nhân sự (BHXH, lương)
- Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, giao khoán với cá nhân
- Hồ sơ liên quan đến người lao động (căn cước công dân,…)
- Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội.
- Thông báo BHXH C12
- Chứng từ thanh toán BHXH
- Bảng lương
- Bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động (nếu thanh toán bằng tiền mặt)
- Bảng chấm công
- Các hồ sơ liên quan khác (quyết định khen thưởng, quy chế lương….)
- Hồ sơ pháp lý
- Đăng ký kinh doanh
- Biên bản họp đại hội đồng cổ đông
- Quyết định, nghị quyết được ban hành
- Quy chế của Công ty
- Chứng từ thanh toán và hồ sơ vay vốn
- Sao kê, sổ phụ ngân hàng, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi
- Hợp đồng vay, giấy nhận nợ, khế ước, bảng theo dõi khoản vay, chứng từ thanh toán lãi vay, bảng tính lãi vay, biên bản đối chiếu công nợ và lãi vay (đối với vay ngân hàng)
- Biên bản kiểm kê tiền mặt
- Bản xác nhận số dư ngân hàng
- Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm
- Kho
- Biên bản kiểm kê kho
- Phiếu nhập, xuất kho, Biên bản giao hàng hóa
- Bảng theo dõi định mức nguyên vật liệu, định mức sản xuất
- Đề nghị mua hàng hóa, đề nghị xuất kho, lệnh sản xuất
- Tài sản cố định
- Đề nghị mua tài sản, quyết định mua tài sản
- Báo giá, hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhân
- Biên bản đưa tài sản vào sử dụng
- Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt.
- Biên bản kiểm kê, Sổ theo dõi
- Hồ sơ thanh lý: Quyết định của giám đốc, hồ sơ định giá tài sản, hợp đồng thanh lý, biên bản bàn giao
- Quyết định luân chuyển tài sản
- Chứng từ công nợ
- Biên bản bù trừ công nợ
- Biên bản đối chiếu công nợ, thư xác nhận công nợ
- Thư đòi nợ
- Quyết định xử lý công nợ
- Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế
- BCTC
- Tờ khai thuế GTGT, TNCN
- Giấy nộp tiền vào NSNN
- Báo cáo và sổ sách kế toán
- Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, bảng cân đối tài khoản)
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ tổng hợp theo đối tượng
- Bảng tính khấu hao TSCĐ
- Bảng phân bổ chi phí trả trước
- Các sổ khác (nếu cần)
Trong mỗi bộ chứng từ bao gồm các chứng từ chi tiết, mỗi bộ hồ sơ khác nhau có những lưu ý khác nhau.
Nếu thấy việc sắp xếp chứng từ quá phức tạp, khối lượng cộng việc tương đối nhiều hoặc chỉ đơn giản là bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về cách lưu trữ, kẹp chứng từ, những lưu ý khi sắp xếp chứng từ hãy liên hệ tới Đại lý thuế Vntax
